古人云：人非圣贤，孰能无过？当下属做错事情或犯错误时，上司应当及时指出、适当批评，使其不至于出现更大的偏差而影响全局工作。但在批评下属时，要注意方式方法，尽量做到让下属乐于接受批评，并加以改正。外国有句谚语“关键不在于你说什么，而在于你怎么说”，就包含这方面的意思。如果将批评运用得当，那么它就和表扬一样，是激励下级的一种有效方法。这确实需要上司掌握一些批评的语言艺术。
●否定和批评下级的基本原则
虽说中国有句古训，叫作“闻过则喜”，然而并不是每个人都能愉快地接受别人的批评。上级批评下级，要使下级达到心悦诚服，没有“以权压人”“以势压人”之感，必须遵循以下几个原则：
1实事求是
进行批评，态度和方法都很重要，但最基本的还是事实准确与否、有无出入、该不该某人负责。如果事先调查不够，事实真相与得到的情况有差异，被批评者就难以接受；如果有人提供了情况，打了“小报告”，上司以此为据，大加批评，那就更加难以服人了。所以，上级批评下级，事实要准确，责任要分清，原因要查明。从实际出发，弄清事情的本来面目，找出问题的原因，合理地分清责任，这样才能使批评有理有据，既不夸大，又不失察，下级当然会心服口服了。所以，上级批评和否定下级，必须以事实为依据，不能随心所欲，更不能以感情代替原则。
2自责在先
否定和批评下级，固然是因为下级有了过失，但与此同时，处于指挥和监督岗位的上级，也有不可推卸的间接责任。假如上级仿佛没自己什么事儿一样，盛气凌人，只把下级批评一顿，却不肯承担责任，下级便有自己在上司心目中一无是处的委屈之感，虽然表面未必反驳，但心中已耿耿于怀，成了上级工作的对立面。因此，在批评下级时，上司最好首先自责，进而再点出下级的错误，使下级有上司与他共同承担错误之感，产生负疚之情。这样，在以后的交谈中上司说多说少、说深说浅，下级不仅都能基本上承受得了，而且还融洽了彼此之间的感情，不至于弄得不欢而散。
3对事不对人
正确的批评应该是对事不对人。虽然被批评的是人，但绝不能搞人身攻击、情绪发泄，因为要解决的是问题，目的是今后把事情办好。只要错误得到了改正、问题得到了解决，批评就是成功的。因此，上司必须首先弄清事情的来龙去脉，据此同下级一起分析问题的成败得失，做到以理服人。由于对事不对人，下级便会积极主动地协助上司解决问题。反之，不分青红皂白，撇开问题而教训人，就容易感情用事，使下级误以为上司在蓄意整人而引起思想疙瘩，一时难解。
4因人而异
既然批评是针对人的工作，就必须因人而异。那种企图用单一的模式生套现实问题的做法，只能适得其反。因人而异，就必须考虑被批评对象的各种具体情况。
不同行业有不同行业的批评要求；同一行业，不同工种、不同级别有不同的否定艺术。对工作能手和初学者，对担任管理工作的下级和一般工作人员的批评也应该是不一样的。一般来说，随着下级工作熟练程度和岗位级别的提高，要求应该越来越严格，虽然方式各有不同。
同样的问题，对不同年龄的人的批评也是有差别的。对年长的人，一般应用商讨的语言；对年龄相差不多的人，就可以自由一些，毕竟彼此共同的地方多一些；对年少的下级，就应适当增加一些开导的语句，使其印象深刻。并且，批评时的称谓也是有差别的。对年长的人加上谦词，如：以“老”字做前缀（“老王同志”）、以职务为后缀（“李教授”“张主任”）等，就显得很郑重、有礼；对同龄人的称谓可以多少随便些，一般可以直呼其名，或用些常用的称呼法，显得随和些；对年少的人称谓多以“小”字做前缀，如“小孙”“小刘”，显得亲切。假如彼此不太熟悉，可以适当换用郑重一些的称谓。总之，不同年龄的人有不同的特点和要求，运用否定和批评的语言艺术不可等同视之。
5批评也要适度
但凡为人处世都要有个“度”，否定和批评下级也是如此。度是一个哲学范畴，它指一个事物保持自己质的数量界限。在实际生活中，人们习惯于称“度”为“分寸”，也就是说，为人处世要适当、适度，要讲究分寸，过与不及都是应当避免的。
那么，怎样理解否定和批评下级的语言运用中“度”的问题呢？
（1）语言要有讲究，切不可气势汹汹、一团杀气。即使下级犯的错误较大，或态度不太好，也不必吵吵嚷嚷，搞得四下不安。须知，上司批评的虽是一个人，但面对的是整个群体，你刚一出口，早已有别的下属在那里窃窃私语、议论纷纷。可见，恰当地运用语言，还涉及上司的气度和修养问题。
首先，身为上级，应该表现出一定的大家风范和君子气派，而不必鼠肚鸡肠、斤斤计较，必要时可适当选用具有一定模糊度的语言，暂为权宜之策。
其次，下级犯了错误，需要的是批评而不是褒奖，如果批评时语言没有分量，嘻嘻哈哈不了了之，也就失去了批评的意义。这样做导致的后果就是后继者将有恃无恐。上司应本着惩前毖后的原则，要维护制度的威严，不能放弃原则、赏罚不明，使纪律松弛。
（2）同是犯错误，轻、重可能不同，批评的语言也应相机而变。倘若等量齐观、“一视同仁”，各打五十大板，就会引出一些不必要的错误。该轻则轻，不能揪着辫子不放；该重则重，切莫姑息迁就。此外，男女性别不同，心理承受能力有异，因而在批评异性下级时还要适当考虑，做到有理、有节。
●“三明治策略”——批评夹在赞美中间
美国著名企业家玛丽·凯什在《谈人的管理》一书中写道：“不要只批评而不赞美。这是我严格遵守的一个原则。不管你要批评的是什么，都必须找出对方的长处来赞美，批评前和批评后都要这么做。这就是我所谓的‘三明治策略’——夹在两大赞美中的小批评。”
我们知道，批评只有被对方从内心接受才能生效。这就意味着，批评虽然有道理，但不等于被对方接受。心理学研究表明，接受批评的最主要的心理障碍，是担心批评会伤害自己的面子，损害自己的利益。为此，在批评前要帮助被批评者打消这个顾虑，这样他才能听得进批评。打消顾虑的比较好的方法，就是先表扬、后批评，亦即在肯定成绩的基础上再对其进行适当的批评。
美国内战期间，约瑟夫·胡克将军毛遂自荐，当上了北方联邦军队的一个重要指挥官。
但是，随着时间的推移，人们越来越发现，胡克将军不是合适的人选。他说起话来桀骜不驯，是如此的任性。于是，林肯总统给他写了自己任总统后的最尖锐的一封信，以批评他的短处，使他发挥他的长处，共同促进事业的成功。但关键的一点是不能引起他的反感。
林肯是这样批评胡克将军的：
“我任命了你为波托马克军团司令。当然，我做出决定是有充分理由的。然而，我想最好还是让你知道有几件事我对你并不是很满意的。
“我相信你是一个英勇善战的战士。对此，我当然是赞赏的。我也相信你没有把政治和你的职业混淆起来，这一点你是对的。你对自己充满信心，这即使不是必不可少的品质，也是可贵的品质。
“你有雄心，在一定的范围内，这一点是有利无弊的。但是我认为，在伯恩赛德将军指挥兵团时，你放任自己的雄心，尽你之所能阻挠他，在这一点上，你对国家，对一位最有功劳的、可尊敬的兄弟军官犯下了极
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